Excel提高数据录入效率技巧分享
原文标题:《学会这 1 招,数据录入不再愁,效率甩同事一条街!》
最近收到一位老同学小竹的求助,老板交给她一份表格,让她登记好公司员工个人信息,喏,就是下图中的这些资料:
为了避免同事在登记信息时,登记的名称不规范,也为了提高录入效率,老板发下来的表格里面,部分数据使用了功能。
? 性别和学历设置了「序列验证」;
? 身份证号和手机号设置了「文本长度」和「出错警告」;
? 家庭地址设置了「输入提示」。
小竹在录入前几列的数据时,效率飞快,但是在录入「学历」时,却遭遇了难题。
想知道她遇到了什么难题,不急,我们先来看下,老板是怎么设置「数据验证」的。看完,你就知道啦~
PS:,即从规则列表中选择,以限制可以在单元格中输入的数据类型。
1、数据验证,设置方法
我们先来看看最常使用的功能 ——「序列验证」。
▋性别和学历设置「序列验证」
设置「性别」列:
? 选中「性别」列,单击选项卡-(数据工具)-(数据验证)-(数据验证);
注意:「男,女」这里必须是用英文逗号分开。
设置「学历」列:
看到这里,相必不少同学就明白了,小竹遇到的难题到底是什么!
老板为「学历」列设置「序列验证」的时候,没有设置「大专」,但公司恰好有这一学历的员工。
小竹在下拉列表中选择的时候,没有这一选项,手动输入却显示:
如何解决呢?着急看答案的同学可以直接跳到下一节,不急的同学,耐心顺着往下看,有助于教会大家设置一个完整的信息录入表格!
▋身份证号和手机号设置「文本长度」和「出错警告」
设置「身份证号」列:
? 打开窗口,找到(设置),允许「文本长度」,数据「等于」,长度「18」;
? 单击,样式选择「停止」,标题输入「身份证号」,错误信息输入「位数不对」(可更改),然后(确定)!
设置成功后,如果输入的身份证号多一位数或少一位数,就会显示:
设置「手机号」列:
这里和设置「身份证」列的操作方法也是相同的,只需要注意文本长度是「11」,中的「标题」和错误信息需稍作修改。
我不说步骤,你也一定会的,对不~
▋家庭地址设置「输入提示」
上面的方法都学会了,这里就非常非常简单了!
? 打开窗口,切换到(输入信息);
? 写明「标题」和「输入信息」,确定!
效果图:
每选中一个单元格,就会出现「提示信息」。
2、新增数据,解决方法
这一节,我们就一起来帮助小竹解决难题吧~ 即:设置后,想要新增数据,怎么办?
解决方法有 2 种,第一种:删掉「学历」列的「序列验证」。
选中「学历」列,打开窗口,将(设置)中的允许改为「任何值」。
然后就可以输入新的数据了~ 但是这种方法,需要二次设置,稍显麻烦。
我们来看看第二种方法:在「序列」中新增「大专」字符。
再次选中「学历」列单元格,就可以在下拉列表中选择「大专」了。
3、总结一下
?功能可以限制、规范录入的数据类型或值,常用的有「序列验证」、「文本长度验证」、「出错警告」……
?设置完成后,想要增加新的数据,可以删除或者在「序列」后新增字符。
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